Mobiilisovellus: asiakirjojen hallinta

Hallinnoi asiakirjojasi tehokkaasti mobiilisovelluksen avulla hyödyntämällä keskeisiä toimintoja, kuten esikatselua, kirjausketjujen käyttöä, lataamista, poistamista, muokkaamista, hakua ja asiakirjojen merkitsemistä luetuiksi. Ota kaikki hyöty irti asiakirjojen hallinnasta näiden keskeisten taitojen avulla.

Katettu tässä:

• Asiakirjojen esikatselu
• Tarkastusketju: asiakirjan historian tarkastelu
• Asiakirjojen lataaminen
• Asiakirjojen poistaminen
• Asiakirjojen muokkaaminen
• Asiakirjojen etsiminen
• Asiakirjojen merkitseminen luetuiksi

Asiakirjojen esikatselu

Esikatsele asiakirjoja käyttämällä TaxDome'n sisäänrakennettua asiakirjojen katseluohjelmaa: napauta asiakirjan nimeä nähdäksesi sen ja napauta sitten takaisin nuolikuvaketta palataksesi asiakirjaluetteloon.

Kun katsot asiakirjaa, voit ladata sen, tarkastella kirjausketjua, siirtää asiakirjan toiseen kansioon ja muokata tai poistaa sen (jotkin vaihtoehdot ovat käytettävissä vain kansioissa oleville asiakirjoille, joissa ei ole silmäkuvaketta). Voit valita käytettävissä olevista vaihtoehdoista napauttamalla tiedostoa tai kansiota pitkään tai napauttamalla kolmea pistettä oikeassa yläkulmassa.

Huomautus: Esikatselu ei tue kaikkia tiedostotyyppejä. Jos esikatselu ei ole käytettävissä, lataa asiakirja ja tarkastele sitä ulkoisessa ohjelmassa.

Tarkastusketju: asiakirjan historian tarkastelu

Jos haluat nähdä, mitä tapahtumia yrityksesi lataamaan asiakirjaan on liittynyt, voit tarkastella kirjausketjua. Valvontarekisterin avulla on helppo tarkastella asiakirjan historiaa, mukaan lukien sitä, milloin ja kuka asiakirjan on ladannut, katsonut, ladannut, sähköisesti allekirjoittanut tai nimennyt uudelleen ja onko se hyväksytty vai hylätty.

Pääset asiakirjan historiaan napauttamalla asiakirjaa pitkään ja napauttamalla sitten Tarkistusketju.

Voit siirtyä tarkastusketjuun myös asiakirjanäkymästä napauttamalla oikeassa yläkulmassa olevia kolmea pistettä.

Seuraavat tiedot ovat tässä:

• Käyttäjä: tiedoston käyttöön ottaneen käyttäjän etu- ja sukunimi sekä sähköpostiosoite.
• Tapahtuma: mitä tiedoston kanssa tapahtui
• Palvelimen aika: milloin tapahtuma tapahtui
• Asiakkaan aika: milloin tapahtuma tapahtui asiakkaalle.
• IP-osoite: sen käyttäjän IP-osoite, joka käytti tiedostoa.
• Selain: selain, jota käytettiin tapahtuman aikana.

Asiakirjojen lataaminen

Asiakirjojen lataaminen:

1. Napauta pitkään asiakirjan nimeä luettelossa.

2. ValitseLataa. 

Voit myös siirtyä lataamaan asiakirjan katseluohjelmasta.

3. Valitse sijainti, johon asiakirjat tallennetaan.

Asiakirjojen poistaminen

Kun poistat asiakirjan, se siirretään roskakoriin. Asiakirjat voidaan palauttaa 120 päivän ajan; 120 päivän jälkeen asiakirja poistetaan pysyvästi. 

Asiakirjan poistaminen:

1. Napauta asiakirjan nimeä pitkään ja napauta sitten Poista.

2. Napauta Kyllä, poista ponnahdusikkunassa Oletko varma?

Huomautus: Et voi poistaa kirjanpitäjäsi lataamia asiakirjoja.

Jos haluat päästä käsiksi asiakirjoihin, jotka on poistettu viimeisten 120 päivän aikana, siirry Asiakirjat-osiossa olevaan Roskakoriin -alivälilehdelle.

Muistiinpano:

• Eri kansioista poistetut asiakirjat näkyvät yhdessä luettelossa.
• Kun poistat kansion, kaikki kansiossa olevat asiakirjat siirretään roskakoriin. Tyhjät kansiot poistetaan välittömästi.

Voit palauttaa asiakirjan napauttamalla sitä pitkään ja valitsemalla Palauta. 

Voit tehdä sen myös esikatselusta. Avaa asiakirja, napauta asiakirjan nimen oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Palauta.

• Jos palautettavalle asiakirjalle ei ole valittu sijaintia, se luodaan.
• Asiakirjan kirjausketju on palautettu.

Asiakirjojen muokkaaminen

Voit muokata asiakirjaa napauttamalla asiakirjaa pitkään ja valitsemalla sitten Muokkaa. Voit muuttaa nimeä ja kuvausta. Säilytä muutokset napauttamalla Tallenna .

Huomautus: Et voi muokata kirjanpitäjäsi lataamia asiakirjoja.

Voit tehdä sen myös esikatselusta. Napauta asiakirjaa, napauta asiakirjan nimen oikealla puolella olevia kolmea pistettä ja valitse sitten Muokkaa.

Asiakirjojen etsiminen

Voit etsiä asiakirjaa napauttamalla asiakirjojen osiossa olevaa suurennuslasikuvaketta, kirjoittamalla hakukenttään hakusanan ja napauttamalla sitten valmis. Näet luettelon kansioista ja tiedostoista, jotka sisältävät avainsanan. Voit tyhjentää haun napauttamalla hakukentän oikealla puolella olevaa x-kirjainta.

Asiakirjojen merkitseminen luetuiksi

Kun huomaat kansion, jonka kuvakkeessa on punainen piste, se tarkoittaa, että kirjanpitäjäsi on lisännyt uuden asiakirjan, jota et ole vielä nähnyt. Voit poistaa punaisen pisteen napauttamalla kansiota pitkään ja valitsemalla Merkitse luetuksi, kun olet katsonut uuden asiakirjan. Vaihtoehtoisesti voit käyttää tätä vaihtoehtoa napauttamalla kolmea pistettä näytön oikeassa yläkulmassa, kun olet kansiossa.